Doanh nghiệp nên tự dựng hay thuê dịch vụ tổng đài ảo?
Thiết lập tổng đài ảo như thế nào để sử dụng nhanh, tiết kiệm chi phí lắp đặt là mục tiêu khi đặt ra câu hỏi doanh nghiệp nên tự xây dựng hay thuê bên thứ 3. Bởi với một doanh nghiệp khi sử dụng tổng đài ảo mục đích của họ không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc mà còn là bài toán kinh tế, làm sao tối ưu chi phí nhất có thể.
Lý do doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ tổng đài ảo?
Tổng đài ảo – thuật ngữ không còn quá xa lạ trong những năm gần đây. Tổng đài ảo (Tổng đài IP) được hiểu là hệ thống kết nối, giúp các thiết bị đầu cuối liên lạc với nhau. Sự xuất hiện của tổng đài ảo đã mang một “luồng gió” mới trong dịch vụ chăm sóc khách hàng, gia tăng tương tác, thúc đẩy hiệu quả chốt sales.
Đối với các doanh nghiệp, tổng đài ảo đóng vai trò quan trọng bởi:
- Kết nối được với phần mềm CRM: Mỗi khách hàng khi gọi tới tổng đài sẽ được lưu trữ thông tin bao gồm tên, số điện thoại, thời gian gọi,… lưu trữ trên hệ thống CRM: Điều này giúp các tư vấn viên dễ dàng nhận diện đối tượng khách hàng từ đó có kịch bản tư vấn phù hợp. Thêm đó, hội thoại sẽ được ghi âm và tạo file trong hệ thống giúp các doanh nghiệp dễ dàng quản lý và có thể nghe lại khi cần.
- Chuyển hướng cuộc gọi: Đây cũng chính là điểm nổi bật của tổng đài ảo trong việc phân phối hoạt động khách hàng. Khi khách hàng gọi tới, cuộc gọi sẽ được chuyển hướng linh động theo rule phân phối tới phòng ban phụ trách, tự động đổ chuông số máy nhánh,…
- Không giới hạn số máy nhánh, tích hợp không cần phần cứng: Doanh nghiệp chỉ cần đăng ký một máy chủ sau đó mở rộng nhiều máy nhánh. Ngoài ra thiết bị kết nối dịch vụ tổng đài ảo đa dạng bao gồm điện thoại cố định, Smartphone, máy tính bàn, Ipad, điện thoại cố định,…. chỉ cần có mạng internet là có thể vận hành.
- Hoạt động liên tục: Hệ thống tổng đài ảo được vận hành bằng mạng internet và kết nối nhiều máy nhánh, thiết bị đa dạng mà không bị phụ thuộc vào máy chủ như tổng đài truyền thống. Điều này mang lại lợi thế duy trì hoạt động chăm sóc khách hàng, không bị giãn đoạn,…
XEM NGAY: Tổng Đài Ảo Tích Hợp Phần Mềm CRM Gia Tăng Hiệu Quả Quản Lý Khách Hàng
Dịch vụ tổng đài ảo gia tăng tương tác khách hàng
Đây chỉ là một số ưu điểm nổi bật của dịch vụ tổng đài ảo. Ngoài ra có thể kể tới những tiện ích khách khi doanh nghiệp sử dụng tổng đài ảo như: Nhiều chi nhánh sử dụng chung một đầu số tổng đài, lời chào tự động, nhạc chờ,… Tất cả những tiện ích này của tổng đài đều nhằm một mục đích tương tác nhanh với khách hàng, tạo độ hài lòng và tin tưởng từ đó nâng cao hiệu quả làm việc. Đặc biệt, tổng đài ảo còn giúp tiết kiệm chi phí lắp đặt, vận hành, giảm nhân sự và hiệu quả không ảnh hưởng.
Doanh nghiệp có nên tự xây dựng hay thuê dịch vụ tổng đài ảo?
Lợi ích của tổng đài ảo với doanh nghiệp là vô số. Vậy doanh nghiệp có nên tự xây dựng tổng đài hay thuê sử dụng và trả phí theo tháng?
Phương án doanh nghiệp tự xây dựng tổng đài IP:
Ưu điểm nổi bật của phương pháp tự xây dựng tổng đài IP là chủ động. Doanh nghiệp có thể chủ động trong khâu quản trị, mở rộng hệ thống, chủ động xử lý các vấn đề khi gặp sự cố và không cần phải duy trì tiền thuê bao hàng tháng như khi đi thuê. Doanh nghiệp chỉ cần phải chi trả phí đầu tư ban đầu về thiết bị và có thể sử dụng hệ thoogns lâu dài. Tính bảo mật khi tự xây dựng hệ thống tổng đài ảo cao bởi không có sự can thiệp của bên thứ 3.
Tuy nhiên khi tự xây dựng dịch vụ tổng đài ảo, doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn như:
- Phải đầu tư toàn bộ các thiết bị về tổng đài IP bao gồm: Điện thoại IP, hệ thống kết nối,licenses nâng cấp,… Ngoài ra, doanh nghiệp phải có đội ngũ chuyên sâu về thiết lập tổng đài. Điều này đồng nghĩa, doanh nghiệp phải ra một khoản chi phí lớn để mua thiết bị và duy trì nhân sự làm việc.
- Bị phụ thuộc: Doanh nghiệp tự xây dựng hệ thống tổng đài ảo, mặc dù không bị phụ thuộc bên thứ 3 nhưng lại phụ thuộc vào độ chuyên môn của IP. Điều này đòi hỏi, doanh nghiệp. Trong trường hợp đội ngũ IT không ổn định, nghỉ việc sẽ làm ảnh hưởng lớn tới hoạt động tổng đài.
Giải pháp thuê dịch vụ tổng đài ảo trả phí hàng hàng
So với việc tự xây dựng hệ thống tổng đài, doanh nghiệp thuê dịch vụ tổng đài ảo có nhiều ưu điểm vượt trội hơn:
XEM NGAY: Tổng Đài Điện Thoại Là Gì? Các Loại Tổng Đài Điện Thoại Hiện Nay
Dịch vụ tổng đài ảo có ưu điểm tiết kiệm chi phí lắp đặt hệ thống cho doanh nghiệp
- Vận hành nhanh chóng, không cần mất chi phí đầu tư thiết bị mà chỉ cần bỏ ra một khoản tiền nhỏ đề đăng ký dịch vụ từ bên thứ 3.
- Được hỗ trợ quản trị hệ thống từ bên cung cấp dịch vụ và được bảo trì – bảo dưỡng nhanh chóng, hiệu quả.
- Không lo về việc bảo trì, bảo dưỡng và khấu hao thiết bị.
Hiện này dịch vụ tổng đài ảo của Masterskills được đánh giá là giải pháp tối ưu của các doanh nghiệp.
Vì sao doanh nghiệp nên lựa chọn tổng đài Call Center Cloud Masterskills?
Dịch vụ tổng đài ảo ra đời từ lâu, tuy nhiên cho tới phiên bản Call Center Cloud thế hệ mới của Masterskills mới thực sự mang lại trải nghiệm khách biệt cho doanh nghiệp bởi 3 yếu tố là: Đơn giản – thông minh – tiết kiệm chi phí.
- Đơn giản – vận hành dễ dàng
Call Center Cloud Masterskills hướng tới sự thân thiện cho khách hàng. Mọi chức năng Call Center Cloud Masterskills đều thiết kế gọn, thao tác đơn giản. Người dùng không cần phải là một chuyên gia tổng đài, không hiểu biết chuyên sâu về tổng đài vẫn có thể sử dụng dễ dàng.
- Thông minh – hiện đại
Call Center Cloud Masterskills là một hệ thống tổng đài thông minh nhờ tích hợp CRM – AI và đồng bộ User đa kênh. Theo đó, nếu khách hàng để lại số điện thoại trên bất kỳ kênh tương tác nào như Fanpage, Zalo OA, Web,.. sẽ được cập nhật vào hệ thống CRM và thể hiện lên màn hình khi khách hàng gọi tới. Ngoài ra những thông tin khác về cuộc gọi như thời gian, nội dung, tên khách hàng,… cũng sẽ được lưu trữ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý.
Đặc biệt công nghệ sinh nhạc chờ bằng AI, cho phép các doanh nghiệp chuyển đổi ngôn ngữ text thành giọng nói theo và điều chỉnh giọng theo nhu cầu. Đồng thời kết hợp với nhạc nền tạo tính chuyên nghiệp. Nhờ vậy, doanh nghiệp có linh hoạt thay đổi nội dung và tiết kiệm chi phí trong việc thuê người đọc thoại tổng đài.
- Miễn phí vận hành
Call Center Cloud Masterskills hoàn toàn miễn phí cho các doanh nghiệp. Nếu những tổng đài ảo khác, doanh nghiệp cần phải trả một khoản phí nhất định để duy trì tổng đài hoạt động thì tính năng Call Center Cloud của Masterskills hoàn toàn miễn phí.
Masterskills Call Center Cloud với nhiều tiện ích đóng vai trò giúp các doanh nghiệp quản lý tương tác khách hàng hiệu quả. Yếu tố này rất quan trọng để thúc đẩy hiệu suất làm việc, gia tăng doanh thu vượt trội. Quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng có thể đăng ký trực tiếp tại https://app.Masterskills.com.vn/ hoặc liên hệ với tư vấn viên theo Hotline 02473.021.368 để yêu cầu sử dụng.
