Mâu thuẫn trong công việc luôn là vấn đề nhạy cảm và nó càng trở nên khó giải quyết hơn khi làm việc tại nhà, thiếu đi sự tương tác trực tiếp với nhau. Vậy cách giải quyết xung đột trong nhóm khi phải làm việc từ xa trong thời buổi đại dịch là gì? Hãy cùng tham khảo 5 gợi ý sau đây của Masterskills nhé.
Nguồn cơn của những trận xung đột
Hạn chế lớn nhất củalàm việc tại nhà chính là chúng ta không thể nhìn thấy cử chỉ, hành động và sắc mặt của cộng sự. Điều này gây khó khăn trong việc đoán biết thái độ của đối phương khi chỉ có thể dựa vào những dòng tin nhắn vô tri vô giác qua khung chat. Chính vì vậy, việc hiểu nhầm ý đồ của nhau là điều rất dễ xảy ra.
Không chỉ có vậy, nếu làm việc trực tiếp cho phép chúng ta có thể trao đổi, giải quyết vấn đề qua cả những cuộc trò chuyện giữa giờ giải lao, thì làm việc online không như vậy.
Khi làm việc tại nhà, bất cứ tình huống nào cũng có thể bị làm cho nghiêm túc hóa quá mức. Đôi khi người hỏi sẽ ngại ngùng không muốn đặt vấn đề vì sợ làm phiền người khác, lâu dần sự khó chịu ức chế tích tụ lâu trong người sẽ gây nên xung đột lớn.
Cách giải quyết xung đột trong nhóm khi làm việc online
Gọi điện hoặc video call để trao đổi trực tiếp
Một trong những cách giải quyết xung đột trong nhóm hiệu quả nhất chính là hãy tìm cách trao đổi trực tiếp với nhau.
Các ứng dụng chat ngày nay đều có chức năng gọi điện, cả audio và video, với đường truyền và độ nét ổn định.
Vì vậy, thay vì trao đổi qua lại với vô vàn những tin nhắn, hãy gọi điện nói chuyện trực tiếp với nhau để tăng tương tác qua những cử chỉ, lời nói, đồng thời diễn đạt ý của mình rõ ràng hơn.
Sắp xếp một khoảng thời gian cố định hàng tuần để cập nhật công việc
Điều then chốt trong cách giải quyết xung đột trong nhóm khi làm việc tại nhà chính là cung cấp và cập nhật đầy đủ thông tin về công việc cho đồng nghiệp. Việc bỏ lỡ mất một phần thông tin quan trọng nào đó là lý do hàng đầu khiến chúng ta không thể tìm được tiếng nói chung.
Việc sắp xếp thời gian cập nhật công việc cố định hàng tuần không chỉ giúp bạn chia sẻ về tiến độ công việc hiện tại, mà còn là cơ hội để bạn và các cộng sự bàn bạc, thảo luận để đưa ra quyết định chung. Từ đó, những xung đột trong nhóm cũng sẽ không còn cơ hội để phát sinh.
Hãy sắp xếp một lịch gặp mặt online với đồng nghiệp mỗi tuần. Bạn có thể đặt lịch họp hàng tuần thông qua công cụ quản lý và sắp xếp công việc như Google Calendar.
Trong thời gian họp, nhớ tắt hết các ứng dụng chat, tắt điện thoại, tạm ngừng kiểm tra email để tập trung lắng nghe và đưa ra ý kiến thảo luận kịp thời.
Chuẩn bị kỹ thông tin trước khi nêu ý kiến
Một lợi ích của làm việc tại nhà là bạn có nhiều không gian riêng để suy nghĩ và kiểm tra lại thông tin trước khi lên tiếng. Vì vậy, cách giải quyết xung đột trong nhóm chính là hãy tận dụng lợi ích này một cách hữu hiệu nhất.
Trước khi trò chuyện, dù là trực tiếp hay thông qua thanh chat, hãy dành chút thời gian để kiểm chứng thông tin, tìm luận điểm rõ ràng cho những quan điểm của mình.
Thậm chí trước khi bước vào một cuộc họp, bạn cũng có thể ghi ra sẵn những câu hỏi, hoặc những gì bạn muốn nói để không bị bỏ sót bất kỳ khúc mắc nào trong quá trình trò chuyện.
Việc luôn suy nghĩ kỹ trước khi đưa ra ý kiến là chìa khóa tìm ra cách giải quyết xung đột trong nhóm. Đôi khi, mâu thuẫn không đến từ công việc, mà đến từ chính những cái đầu nóng và những lời nói làm ảnh hưởng tới bầu không khí chung.
Đừng bỏ qua những khúc mắc và vấn đề mới chớm nảy sinh
Các xung đột, vấn đề mới phát sinh tưởng chừng nhỏ nhặt, không ảnh hưởng gì lại rất có thể là nguồn cơn của những xung đột lớn hơn trong tương lai.
Vì vậy, cách để giải quyết xung đột trong nhóm là hãy thẳng thắn đặt câu hỏi và yêu cầu được giải đáp cụ thể để vấn đề được giải quyết gọn gàng ngay từ đầu, thay vì bỏ qua và cho rằng chúng sẽ tự biến mất.
Luôn hỏi han, quan tâm khi cần thiết
Mâu thuẫn thường xuyên xảy ra nhất ở những đội nhóm thiếu khả năng giao tiếp. Vì vậy, cách giải quyết mâu thuẫn trong nhóm khi không thể gặp nhau chính là hãy thường xuyên quan tâm, hỏi han đến những đồng nghiệp thân cận của mình.
Tuy quá tò mò dễ khiến người khác cảm thấy bạn đang cố can thiệp vào đời sống cá nhân của họ, nhưng nếu bạn quá thờ ơ với cộng sự sẽ chỉ khiến cho những bất đồng trong tương lai khó giải quyết hơn.
Hãy thường xuyên lưu tâm đến các thành viên trong nhóm, khéo léo hỏi thăm mọi người khi cảm thấy có gì đó không ổn. Chẳng hạn như khi cộng sự không trả lời lại email như thường lệ, hoặc không còn thường xuyên nhắn tin trao đổi qua lại trong group chat.
Ngay cả khi bạn không làm việc trực tiếp mặt đối mặt với mọi người thì việc lắng nghe, thấu hiểu và cùng nhau vượt qua những khó khăn và mâu thuẫn vẫn là điều vô cùng cần thiết. Làm việc từ xa nghĩa là phải luôn chuẩn bị tinh thần tiếp nhận và đặt câu hỏi với đồng nghiệp. Thực hiện tốt điều này, mọi vấn đề mới được giải quyết nhanh chóng để công việc chung được hoàn thành với hiệu suất cao.
