Quản trị hiệu suất hiệu quả: Bí quyết thành công của doanh nghiệp

Quản trị hiệu suất là gì?

Nói đến quản trị hiệu suất (Performance management), nhiều người thường liên tưởng ngay đến quy trình đánh giá hiệu suất hàng năm (annu­al per­for­mance review). Thực tế, đó chỉ là một phần rất nhỏ của một quy trình lớn hơn nhiều. Trong ấn phẩm “Handbook for Performance Management“, Michael Armstrong định nghĩa như sau:

“Quản trị hiệu suất là quá trình liên tục cải thiện năng suất làm việc – bằng cách đặt ra các mục tiêu cá nhân và đội nhóm phù hợp với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, lập kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu đề ra, xem xét và đánh giá tiến độ, đồng thời phát triển kiến thức và kỹ năng của mọi cá nhân.”

Điểm mấu chốt cần lứu ý ở đây là: quản trị hiệu suất là một quá trình liên tục – không phải chỉ diễn ra mỗi năm một lần. Trong quá trình này, cấp quản lý và nhân viên sẽ cần đối thoại để làm rõ các kỳ vọng, thiết lập hệ thống mục tiêu, cung cấp phản hồi và thường xuyên đánh giá tiến độ.

Tại sao nhà quản lý cần quản trị hiệu suất của nhân viên?

Một quy trình quản trị hiệu suất hiệu quả là nền tảng gắn kết nỗ lực của nhân viên với các mục tiêu của doanh nghiệp. Thông qua đó, cả nhân viên và cấp quản lý ý thức rõ những nỗ lực của họ đã đóng góp giá trị như thế nào cho công ty.

Khi tập trung đặt ra các kỳ vọng về hiệu suất rõ ràng, nhân viên của bạn sẽ biết những gì cần phải làm để thành công trong công việc – cũng như có cơ sở loại bỏ những công việc “dư thừa”, không mang lại lợi ích chung. Thông qua các cuộc thảo luận thường xuyên, cập nhật tiến độ, huấn luyện (coaching) và phản hồi, cấp quản lý và nhân viên sẽ có thể nhanh chóng xác định các vấn đề hiện tại và linh hoạt thay đổi quy trình làm việc – nhờ đó cải thiện hoạt động kinh doanh và môi trường làm việc nói chung.

Quy trình 4 bước quản trị hiệu suất

Theo Armstrong, chu trình quản lý hiệu suất bao gồm tổng cộng 4 bước, diễn ra theo trình tự sau:

1. Lập kế hoạch (Plan).
2. Thực hiện (Act).
3. Theo dõi tiến độ (Track).
4. Đánh giá (Review).

1. Lập kế hoạch (Plan)

Đầu tiên, cấp quản lý và nhân viên cần thống nhất với nhau về các mục tiêu cần đạt được trong giai đoạn tới. Nếu có thể, mục tiêu đặt ra cần tuân thủ nguyên tắc SMART:

• S – Specific: Cụ thể.
• M – Measurable: Đo lường được.
• A – Attainable: Khả thi.
• R – Relevant: Thực tế.
• T – Time-bound: Có thời hạn hoàn thành.

Trước đây, công tác lập kế hoạch thường chỉ được tổ chức mỗi năm một lần. Tuy nhiên, với tình hình môi trường kinh doanh ngày càng linh hoạt hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang điều chỉnh lại quy trình – bằng cách đặt ra các mục tiêu “ngắn hạn” mỗi 3 tháng một lần. Mỗi mục tiêu đặt ra cần đảm bảo phù hợp với định hướng chung và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.

2. Thực hiện (Act)

Dựa trên mục tiêu đã xác lập trong bước 1, cấp quản lý và nhân viên sẽ tiến hành thực hiện vai trò của mình nhằm đạt được các mục tiêu đó.

3. Theo dõi tiến độ (Track)

Xuyên suốt quá trình thực hiện kế hoạch, giữa quản lý và nhân viên cần có sự tương tác thường xuyên qua lại – nhằm mục đích xác định các trở ngại chính và hướng khắc phục. Thông qua coaching và phản hồi (feedback), đôi bên sẽ có cơ sở điều chỉnh phương pháp làm việc theo hướng phù hợp hơn.

4. Đánh giá (Review)

Sau mỗi chu kỳ đều đặn (có thể là 1 tháng/ 3 tháng/ 6 tháng/ 1 năm), quản lý và nhân viên cần ngồi lại với nhau để phân tích kết quả đã đạt được, “rút tỉa” những kinh nghiệm quý báu, cũng như thảo luận về định hướng, mục tiêu nghề nghiệp và kế hoạch cho chu kỳ quản trị hiệu suất mới.

Quy trình quản lý hiệu suất 4 bước

(Nguồn: Clear Review)

Phân tích mô hình quản trị hiệu suất

Trước đây, doanh nghiệp đa phần thường chú trọng nhiều đến khâu “Đánh giá” (Review) và khen thưởng nhân viên. Tuy nhiên, hai giai đoạn “Thực hiện” (Act) và “Theo dõi” (Track) mới thực sự quan trọng nhất – đóng vai trò quyết định hiệu quả quản lý hiệu suất. Nhân viên của bạn cần được khuyến khích thường xuyên dành thời gian để nỗ lực đạt được các mục tiêu và kế hoạch phát triển cá nhân. Tương tự, nhà quản lý cũng cần thường xuyên phản hồi với nhân viên, huấn luyện họ vượt qua khó khăn, đồng thời xác định các cơ hội để học hỏi và cải tiến hiệu quả làm việc.

Cần lưu ý, quy trình quản trị hiệu suất không nhất thiết phải diễn ra theo đúng trình tự 4 bước nêu trên. Hai khâu Act và Track cần được tiến hành song song liên tục trong suốt năm làm việc. Bên cạnh đó, hoạt động Đánh giá (Review) có thể diễn ra vào bất kỳ thời điểm nào – và việc Lập kế hoạch (Plan) có thể thực hiện nhiều lần trong năm, đặc biệt khi có thay đổi về yêu cầu công việc hoặc mục tiêu doanh nghiệp.

: Thẻ điểm cân bằng (BSC) – “Vũ khí” đắc lực trong quản trị hiệu suất

Xu hướng quản trị hiệu suất hiện đại

Từ năm 2015, các tập đoàn lớn như Microsoft, Deloitte, Adobe và General Electric đã bắt đầu áp dụng chính sách quản lý hiệu suât liên tục (Continuous Performance Management). Thay vì chỉ đánh giá mỗi năm một lần, các cuộc thảo luận về hiệu suất được tổ chức thường xuyên suốt năm. Thông qua đó, nhân viên và cấp quản lý sẽ đạt được sự thống nhất chung về kế hoạch hành động cho mục tiêu phát triển cá nhân và gia tăng hiệu suất. Ngoài ra, đây cũng là cơ hội để mọi người cập nhật thông tin mới nhất về những thành tích của công ty, thách thức hiện tại và phương pháp vượt qua khó khăn.

Hạn chế của hệ thống quản lý hiệu suất truyền thống

Theo Association for Talent Development, chỉ khoảng 14% doanh nghiệp cho biết họ hài lòng với hệ thống quản lý hiệu suất hiện tại. Dưới đây là một số nguyên nhân giải thích cho sự kém hiệu quả của các quy trình quản trị hiệu suất truyền thống:

• Thiếu tính khách quan: Điều này thường xảy ra khi đánh giá hàng năm được ưu tiên hơn việc quản lý hiệu suất liên tục. Đã bao giờ bạn tự hỏi: Làm thế nào để nhân viên có thể được đánh giá và đối xử công bằng, chính xác – khi mà thành tích cả năm của họ chỉ được tổng kết trong duy nhất một buổi họp? Liệu người quản lý có thể ghi nhớ tất cả các sự kiện liên quan từ một năm trước không – và nhân viên sẽ nhận được mức độ phản hồi, động lực, hỗ trợ và công nhận như thế nào? Làm thế nào đánh giá hàng năm có thể công bằng, nếu không có mối quan hệ hiện hữu và tin cậy giữa nhân viên và cấp quản lý?
• Quy trình chiếu lệ: Một thực tế đáng buồn là đa phần nhà quản lý chưa thực sự xem trọng công tác đánh giá hiệu suất – khi cần đánh giá nhân viên, họ chỉ đơn thuần đánh “Đạt”, “Chưa đạt”, hoặc cho điểm từ 1-5 mà không kèm theo những phản hồi tích cực đằng sau. Đây là dấu hiệu về một hệ thống quản lý hiệu suất kém hiệu quả, tác động tiêu cực đến sự gắn kết và lòng trung thành của nhân viên.
• Thực hiện cách thủ công: Đã qua rồi cái thời mọi hoạt động của doanh nghiệp đều cần đến giấy tờ sổ sách. Trong thế giới công nghệ số hiện nay, ngày càng nhiều phần mềm quản trị hiệu suất ra đời với giá cả phải chăng, đơn giản và dễ sử dụng. Để thực sự nâng cao hiệu quả quản lý nhân lực, doanh nghiệp cần chú trọng đầu tư nhiều hơn vào công nghệ.
• Tập trung vào đánh giá nhiều hơn là huấn luyện: Nhân viên thường tỏ ra rất sợ hãi trước các cuộc thảo luận về hiệu suất. Nguyên nhân xuất phát từ ý nghĩ rằng họ luôn bị cấp quản lý “phán xét” mỗi khi cần bàn bạc về vấn đề gì. Là nhà quản lý, bạn hãy chú trọng đầu tư thời gian coaching và training nhân viên. Thay vì tỏ ra độc đoán và thiếu kiên nhẫn, hãy luôn ủng hộ và khuyến khích nhân viên phát huy toàn bộ tiềm năng của họ.

“Một hệ thống quản lý kém hiệu quả sẽ làm thui chột ngay cả những nhân viên xuất sắc nhất”

Jack Ma – CEO của Alibaba

Những yếu tố nào cấu thành quy trình quản trị hiệu suất hiệu quả?

Để khắc phục những hạn chế kể trên, doanh nghiệp và phòng Nhân sự cần lưu ý những nội dung chính yếu sau:

Thiết lập mục tiêu

Mục tiêu đặt ra phải chính xác và được truyền đạt đầy đủ đến mọi bên liên quan. Nhân viên của bạn cần hiểu rõ tầm quan trọng của các mục tiêu này và đóng góp của họ cho doanh nghiệp khi thực hiện kế hoạch đề ra. Bằng cách này, họ sẽ có được niềm say mê với công việc hơn.

Thiết lập mục tiêu là một quá trình cần đến sự hợp tác đôi bên. Một xu hướng mới đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng là điều chỉnh mục tiêu từ cấp dưới lên. Trong quá trình này, cấp quản lý sẽ họp với nhân viên để trình bày chi tiết mục tiêu, hướng đi và những khó khăn hiện tại. Từ những thông tin này, nhân viên có thể xây dựng các mục tiêu bổ sung, cũng như đưa ra kế hoạch hành động tương ứng. Khi được tạo điều kiện tự phát triển mục tiêu riêng, nhân viên của bạn sẽ phát huy tốt hơn tinh thần tự chủ và trách nhiệm đối với công việc – tạo tiền đề cải thiện hiệu quả làm việc.

Minh bạch trong giao tiếp và cộng tác

Nhân viên của bạn luôn mong muốn – và xứng đáng – được dưới quyền những người quản lý cởi mở và chân thực. Không ai muốn mình là “người ngoài” – đặc biệt khi công ty đang trải qua thời kỳ khó khăn. Họ muốn được cập nhật thông tin đầy đủ. Trên hết, nhân viên của bạn muốn được giao tiếp thực và tạo dựng mối quan hệ lành mạnh với đồng nghiệp và cấp quản lý. Là nhà lãnh đạo, bạn cần phản hồi thường xuyên và thảo luận trung thực – ngay cả khi bạn cảm thấy khó khăn hoặc không thoải mái.

Sự công nhận của nhân viên

Một hệ thống quản trị hiệu suất hiệu quả phải luôn xem sự công nhận và khen thưởng nhân viên là ưu tiên hàng đầu. Nhân viên của bạn cần cảm thấy có giá trị và được đánh giá cao đối với công việc họ làm – cũng như nỗ lực họ bỏ ra. Ngược lại, điều này sẽ tác động tiêu cực đến doanh thu tự nguyện của doanh nghiệp.

Phản hồi – đánh giá trung thực và thường xuyên

Phản hồi càng thường xuyên và chính xác, hiệu quả quản trị hiệu suất càng cao. Nhân viên của bạn luôn mong muốn cập nhật thường xuyên thông tin chi tiết về công việc của họ. Càng biết rõ hơn về hiệu suất của chính mình, họ sẽ càng có điều kiện cải tiến và phát triển hơn.

Phát triển nhân viên

Không một nhân viên tài năng nào muốn ở lại công ty lâu dài mà không cần cơ hội trau dồi kỹ năng cá nhân. Thăng tiến và phát triển là mục tiêu quan trọng đối với nhân viên. Việc phát triển kỹ năng nhân viên cũng đồng thời mang lại lợi ích cho doanh nghiệp – nói cách khác, đây là một mối quan hệ đôi bên cùng có lợi.

Làm thế nào để cải thiện hiệu quả công tác quản trị hiệu suất?

Sau đây là một số gợi ý nhằm giúp bạn cải thiện chất lượng chu trình quản lý hiệu suất:

• Đảm bảo công tác này có sự đồng tình từ lãnh đạo và quản lý cấp cao.
• Thực hiện công tác đánh giá hiệu suất liên tục, không chỉ một năm một lần.
• Tăng cường chất lượng các cuộc đối thoại đánh giá hiệu suất, thay vì chỉ là hình thức chiếu lệ.
• Tận dụng sức mạnh của các phần mềm quản lý hiệu suất.
• Không ngừng nâng cao kỹ năng và năng lực quản lý mỗi ngày.