Cuối năm được xem là mùa chạy deadline khi mà nhiều công ty, doanh nghiệp thực hiện chạy nước rút các kế hoạch, các dự án để hoàn thành công việc theo đúng mục tiêu, đồng thời kiếm thêm thu nhập cho bản thân để giảm bớt áp lực cho năm mới. Vậy bí kíp chạy deadline cuối năm là gì? Sau đây là 10 cách chạy deadline cuối năm hiệu quả mà Masterskills muốn chia sẻ đến bạn đọc. Cùng tìm hiểu để biết được những cách đó là gì nhé.
1. Quyết định việc quan trọng cần làm
Việc dựa vào bản công việc chi tiết và để quyết định những công việc ưu tiên quan trọng cần làm là một trong số những cách giúp bạn chạy KPI đúng hạn. Xác định việc nào cần làm trước, việc nào cần thực hiện sau là điều bạn cần biết để đạt được deadline ở mức cao nhất.
Trong một dự án có rất nhiều công việc phải thực hiện, thời gian thực hiện từng công việc sẽ có sự khác nhau. Do đó việc quyết định việc quan trọng cần làm rất cần thiết, điều này còn đảm bảo thời gian hoàn thành dự án, vì thế bạn cần đưa ra quyết định phù hợp nhất.
2. Lên danh sách các công việc cần làm
Tạo một danh sách tất cả các công việc bạn cần làm để có thể hoàn thành dự án của mình. Hãy cụ thể và lưu ý chức năng của từng công việc trong danh sách của bạn. Điều này giúp bạn luôn biết chính xác những công việc bạn đang cố gắng hoàn thành.
Tham khảo danh sách các công việc của bạn thường xuyên và đánh dấu các việc bạn đã hoàn thành thành công để theo dõi tiến trình dự án đang thực hiện. Nhìn thấy bạn tiến gần hơn đến mục tiêu của mình là một cách khác để duy trì động lực trong khi bạn đang hoàn thành công việc của mình.
3. Chuẩn bị nguồn lực phù hợp
Mỗi một công việc sẽ có đặc thù, tính chất khác nhau, do đó tùy vào mỗi dự án nhân sự thực hiện sẽ có sự thay đổi. Do đó, là một người quản lý bạn cần biết được khả năng của từng nhân viên để giao công việc phù hợp.
Nếu có đội nhóm, bạn nên làm việc nhóm để các thành viên có thể đưa ra các ý kiến của mình. Nếu là nhân sự nhận việc, trong một số trường hợp công việc có thể vượt quá khả năng của bạn.
Hoặc trong quá trình làm việc bất ngờ xảy ra sự cố vượt tầm kiểm soát bạn cần báo ngay với quản lý để có hướng giải quyết phù hợp nhất, tránh khỏi những rủi ro không đánh có làm ảnh hưởng đến tiến độ và doanh nghiệp.
4. Lập kế hoạch chi tiết cho các công việc
Để đảm bảo bạn có thể hoàn thành dự án trước thời hạn, bạn nên lập cho mình một bản kế hoạch thật chi tiết. Dựa vào bản kế hoạch, bạn sẽ dễ dàng biết được những gì còn lại phải làm, bạn cần làm trong bao lâu và khi nào bạn cần hoàn thành.
Bám sát lịch trình của bản kế hoạch sẽ giúp bạn giữ được tiến độ công việc của mình một cách nhất quán. Ngoài ra, cần thực hiện các điều chỉnh cho bản kế hoạch trong suốt dự án để đảm bảo nó vẫn chính xác.
Đối với kế hoạch của bạn, hãy xác định:
- Nhiệm vụ cụ thể để hoàn thành.
- Ước tính thời gian mỗi nhiệm vụ có thể mất.
- Các mốc thời gian cho từng nhiệm vụ đó.
5. Lường trước vấn đề và cách giải quyết
Sử dụng kinh nghiệm của bạn để dự đoán các vấn đề điển hình mà bạn có thể gặp phải trong một dự án. Điều này giúp bạn không bị bất ngờ bởi những thất bại tiềm ẩn. Nó cũng cho phép bạn chuẩn bị các giải pháp trước khi các sự cố có thể xảy ra để công việc của bạn có thể tiếp tục mà không bị cản trở.
6. Tận dụng thời gian, tránh xa các yếu tố gây sao nhãng
Biết cách tận dụng thời gian, tránh xa các yếu tố gây xao nhãng là cách giúp bạn kịp deadline. Sau khi bạn ước tính mỗi nhiệm vụ trong dự án của mình có thể mất bao lâu và bạn thấy mình có đủ thời gian để hoàn thành ngay cả một nhiệm vụ nhỏ, hãy sử dụng thời gian đó để hoàn thành nó.
Việc bạn càng thường xuyên hoàn thành dù chỉ một lượng nhỏ công việc sẽ giúp bạn càng có nhiều khả năng đáp ứng deadline đối với công việc của mình.
Các nhiệm vụ nhỏ bạn có thể hoàn thành trong thời gian ngắn bao gồm:
- Viết một đoạn văn
- Nghiên cứu một chủ đề ngắn gọn
- Gửi một email
- Đánh giá công việc của bản thân.
Nếu bạn cảm thấy như một số yếu tố nhỏ trong ngày đang góp phần tạo nên sự sao nhãng của bản thân khi làm việc thì có thể áp dụng cách sau đây:
- Tắt điện thoại của bạn hoặc đặt nó ở xa tầm tay của bạn.
- Chỉ định thời gian cụ thể trong ngày để đọc email.
- Lưu địa chỉ mua sắm trực tuyến dành cho giờ nghỉ trưa của bạn.
- Tắt thông báo trên các kênh truyền thông xã hội.
7. Giới hạn thời gian hoàn thành mỗi công việc
Một trong những cách giúp bạn chạy deadline đúng hạn mà không bị sập nguồn là việc đưa ra giới hạn thời gian hoàn thành cụ thể cho mỗi công việc mà mình thực hiện.
Bạn không thể đưa khối lượng công việc được thực hiện trong 30 ngày và lên kế hoạch để hoàn thành trong 3 ngày. Đây là điều hết sức vô lý và không khả thi, vậy nên để tránh tình trạng trễ deadline bạn cần tính toán thời gian hoàn thành cho mỗi công việc để đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn mà không bị chán nản hay kiệt sức bởi khối lượng công việc khổng lồ.
8. Đặt nhắc nhở, ghi chú để tránh quên việc
Đặt nhắc nhở, ghi chú cho từng công việc là cách chạy deadline cuối năm hiệu quả. Trong cuộc họp, bạn nên ghi chú lại các mục tiêu, nhiệm vụ, v.v, để dễ dàng thực hiện các mục tiêu nhanh chóng, hiệu quả. Thông qua các ghi chú của bản thân bạn sẽ biết được các việc cần làm để hoàn thành dự án.
9. Hạn chế thiệt hại do trễ deadline
Bất chấp tất cả sự chăm chỉ và suy tính trước của bạn, bạn vẫn có thể bị trễ deadline. Nếu điều này xảy ra, hãy giữ bình tĩnh và cố gắng hết sức để hạn chế thiệt hại.
Thông báo cho các bên liên quan về tiến độ trong suốt quá trình làm việc, nêu rõ bất kỳ vấn đề nào làm bạn chậm trễ và cho thấy rằng bạn đang thực hiện các kế hoạch dự phòng của mình. Trong trường hợp bạn không thực hiện đúng hạn, sẽ có nhiều người hiểu được tình hình hơn, và một số người có thể sẵn sàng giúp đỡ bạn.
Trong tình huống trễ deadline, tốt nhất là nhanh chóng giải quyết vấn đề trước mắt, đồng thời thỏa thuận và đáp ứng thời hạn mới. Sau đó, tổ chức đánh giá dự án để xác định những gì đã sai và đề phòng lặp lại.
Tuy nhiên, việc trễ deadline sẽ khiến bạn gặp không ít rắc rối. Ví dụ: Nếu bạn đang làm việc với một khách hàng hoặc tổ chức bên ngoài, bạn có thể bị phạt tài chính. Nó cũng có thể gây hại cho danh tiếng của bạn. Trong mọi trường hợp, hãy chắc chắn chịu trách nhiệm, tránh bào chữa và tập trung vào việc cung cấp bất cứ điều gì bạn có thể càng sớm càng tốt.
10. Giữ đầu óc tỉnh táo, thoải mái khi “chạy deadline”
Một bước quan trọng trong việc đáp ứng thời hạn là cho bản thân nghỉ ngơi. giúp đầu óc tỉnh táo, thoải mái khi “chạy deadline”. Đôi khi, bạn chỉ cần bước ra xa trong vài phút và thu thập suy nghĩ của mình trước khi quay lại làm việc.
Tìm bất kỳ giải pháp nào phục hồi đầu óc của bạn được tốt nhất và sử dụng nó định kỳ để trẻ hóa bản thân và công việc của mình. Chỉ năm phút dành riêng cho bản thân bạn cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong việc hoàn thành một nhiệm vụ và tiến gần hơn đến deadline.
Một số các bạn có thể áp dụng để giúp đầu óc của mình được tỉnh táo, thoải mái hơn khi chạy deadline bao gồm:
- Lấy một ly nước.
- Ăn bữa ăn nhẹ.
- Duỗi tay, chân và lưng.
- Đi bộ.
- Ngồi thiền.
Tạm kết
Bài viết trên của Masterskills đã chia sẻ đến bạn đọc các cách chạy deadline cuối năm hiệu quả để đảm bảo cho dự án được hoàn thành đúng tiến độ. Hy vọng với những cách làm trên của chúng mình sẽ giúp bạn không phải chạy deadline “tuột quần” vào dịp cuối năm.
