Với sự phát triển chóng mặt của thời đại công nghệ, data khách hàng có vai trò quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Vì vậy, quản lý data khách hàng lại trở nên quan trọng và cần thiết hơn bao giờ hết. Và làm thế nào để quản lý data khách hàng hiệu quả? Bật mí 6 nguyên tắc giúp quản lý data khách hàng hiệu quả. Cùng Masterskills tìm hiểu ngay !
Quản lý data khách hàng là gì?
Data khách hàng hay dữ liệu khách hàng là toàn bộ những thông tin chi tiết về khách hàng như số điện thoại, email, nghề nghiệp, thu nhập,… Quản lý data khách hàng là nghiệp vụ thu thập, lưu trữ, nghiên cứu và phân tích thông tin dữ liệu khách hàng nhằm hỗ trợ việc đưa ra những quyết định quan trọng của tổ chức, của doanh nghiệp. Đây có thể được xem là công cụ giúp ích rất nhiều cho các bộ phận như marketing, sales, chăm sóc khách hàng hoạt động hiệu quả hơn, chẳng hạn:
- Bộ phận marketing: dựa vào data khách hàng để tung ra những chương trình khuyến mãi, đợt sale, những chiến dịch nhằm định vị thương hiệu, giữ chân khách hàng tiềm năng,…
- Bộ phận sales: dựa vào data khách hàng để quản lý bán hàng, phân bổ cách thức tiếp cận khách hàng, cách thức bán hàng, tăng trưởng khách hàng,…
- Bộ phận chăm sóc khách hàng: dựa vào data khách hàng để tư vấn, tìm hiểu về nhu cầu, thị hiếu của khách hàng, hỗ trợ dịch vụ,…
Vai trò quan trọng của quản lý data khách hàng
Như vậy, có thể nói data khách hàng ảnh hưởng trực tiếp đến các quyết định kinh doanh của doanh nghiệp. Và việc quản lý data khách hàng đều quan trọng với mọi tổ chức, cho dù đó là tổ chức lợi nhuận hay phi lợi nhuận.
6 Nguyên tắc giúp quản lý data khách hàng hiệu quả
Bật mí 6 nguyên tắc quản lý data khách hàng hiệu quả mà bạn không nên bỏ lỡ. Cùng tìm hiểu ngay:
Nguyên tắc 1: Có chiến lược quản lý dữ liệu
Bạn cần phải có chiến lược quản lý data khách hàng đúng cách. Điều đó sẽ giúp bạn dễ dàng xác định cách thức thu thập dữ liệu cũng như độ chính xác của dữ liệu. Có 3 phần cần lưu ý khi quản lý dữ liệu đúng cách.
- Đồng nhất: việc thu thập dữ liệu khách hàng hay cách thức thu thập dữ liệu khách hàng phải được đồng nhất và chuẩn hóa trên toàn bộ doanh nghiệp.
- Xác thực: sẽ phải chắc chắn rằng dữ liệu khách hàng thu thập được đều đảm bảo đầy đủ tất cả những thông tin với độ chính xác cao.
- Thực thi: bất kì thay đổi nào về việc thu thập dữ liệu khách hàng hay chỉnh sửa dữ liệu khách hàng đều được quản lý chặt chẽ và ác dữ liệu này sẽ được di chuyển qua các kênh thích hợp tùy thuộc vào cấu trúc, đặc điểm của từng dữ liệu.
Chiến lược quản lý data khách hàng hiệu quả
Cuối cùng, để quản lý data khách hàng tốt, bạn cần có một kế hoạch theo dõi tiến độ thu thập, phân loại và chuẩn hóa dữ liệu. Điều này sẽ giúp bạn tránh được các tình trạng như: lộn xộn dữ liệu, không biết phải tìm ở đâu hoặc dữ liệu trùng. Bên cạnh đó, các thao tác thu thập, chọn lọc dữ liệu trở nên dễ dàng hơn, loại bỏ được dữ liệu rỗng, dữ liệu không cần thiết.
Nguyên tắc 2: Chọn lọc dữ liệu quan trọng
Bạn cần đảm bảo rằng chỉ thu thập những dữ liệu thật sự cần thiết, giúp ích cho doanh nghiệp. Bởi, vừa tiết kiệm được thời gian, vừa sàng lọc được những dữ liệu không cần thiết và bảo vệ các thiết bị lưu trữ được lâu bền hơn.
Một vài câu hỏi giúp bạn trong việc chọn lọc, thu thập dữ liệu khách hàng:
- Ai (bộ phận) nào sẽ sử dụng nó ?
- Sử dụng nó để làm gì ?
- Nếu chúng tôi không thu thập dữ liệu này, doanh nghiệp vẫn sẽ ổn chứ ?
Hãy tự đặt ra các câu hỏi và tự trả lời. Nếu dữ liệu khách hàng đáp ứng được đầy đủ các tiêu chí, yêu cầu của doanh nghiệp đề ra, bạn sẽ thu thập nó. Nếu không, hãy loại bỏ nó.
Chọn lọc quản lý data khách hàng đúng cách
Nguyên tắc 3: Bảo mật dữ liệu khách hàng
Bảo mật dữ liệu khách hàng là phần quan trọng nhất trong quản lý data khách hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của doanh nghiệp. Cho dù bạn có thu thập loại dữ liệu nào đi chăng nữa thì khách hàng luôn mong muốn những thông tin cá nhân của họ đều được bảo mật an toàn. Và việc rò rỉ thông tin cá nhân khách hàng sẽ dẫn đến những hậu quả như vướng vào kiện tục pháp lý, ảnh hưởng đến doanh thu, uy tín của doanh nghiệp ,.. Vì vậy, bạn cần quản lý chặt chẽ trong việc bảo mật dữ liệu khách hàng thậm chí nếu tốt hơn, bạn có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ.
Chính sách bảo mật, quản lý data khách hàng
Nguyên tắc 4: Kiểm tra độ chính xác của dữ liệu
Độ chính xác của dữ liệu khách hàng có thể bị ảnh hưởng trong quá trình thu thập hoặc sai sót khi nhập dữ liệu, thậm chí tùy theo thời gian mà dữ liệu này có thể bị thay đổi trở nên không chính xác. Chẳng hạn như có những thay đổi về email, số điện thoại, địa chỉ,… của khách hàng.
Để giải quyết các vấn đề này, các dữ liệu khách hàng cần được xác thực đúng cách. Bạn có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ việc “xác thực tự động”. Như vậy, bạn sẽ tiết kiệm được kha khá khoảng thời gian và đảm bảo dữ liệu khách hàng có độ chính xác cao. Từ đó, việc quản lý data khách hàng sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Nguyên tắc 5: Tuân thủ các quy định về lưu trữ dữ liệu
Để giảm bớt những rắc rối về kiện tụng, về pháp lý thì bạn cần tuân thủ các quy định về lưu trữ dữ liệu. Những luật này được đưa ra nhằm bảo vệ lợi ích người tiêu dùng. Và đó là lý do tại sao, khi sử dụng các trang mạng xã hội ( Facebook, Tiktok, Instagram,.. ) bạn có thể bắt gặp được các yêu cầu như: cho phép truy cập hình ảnh, vị trí,… Như vậy, bạn cần chú ý nguyên tắc này khi muốn quản lý tốt data khách hàng.
Nguyên tắc 6: Cộng tác dữ liệu khách hàng
Để quản lý data khách hàng hiệu quả cũng như thúc đẩy doanh thu cho doanh nghiệp, bạn cần đào tạo đội ngũ nhân viên trong việc quản lý data khách hàng, phân quyền truy cập cho nhân viên. Từ đó, việc cộng tác sẽ trở nên dễ dàng hơn, nhân viên sẽ biết cách thu thập, phân loại dữ liệu khách hàng, biết cách chọn lọc, loại bỏ dữ liệu khách hàng không cần thiết. Nhờ vậy, các dữ liệu sẽ được sắp xếp có trật tự, thuận tiện cho việc tìm kiếm thông tin khi cần thiết. Đồng thời, bạn sẽ có thêm thời gian phân tích các chiến lược, chương trình khuyến mãi để giữ chân khách hàng tiềm năng, chăm sóc khách hàng cũ.
Cộng tác dữ liệu khách hàng giúp quản lý data khách hàng hiệu quả
Công cụ hỗ trợ quản lý data khách hàng
Gợi ý cho bạn một vài tính năng hỗ trợ quản lý data khách hàng của Masterskills bạn có thể tham khảo !
Khai thác data khách hàng tiềm năng
Với tính năng này, Masterskills sẽ giúp bạn khai thác tối đa tài nguyên khách hàng (tài chính, nhu cầu, sở thích,..) Bên cạnh đó, hỗ trợ doanh nghiệp phân loại dữ liệu khách hàng cụ thể dựa theo từng tiêu chí. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra hướng tiếp cận phù hợp với từng nhóm khách hàng cũng như phân bổ lượng nhân viên chăm sóc khách hàng tiềm năng.
Lưu trữ dữ liệu tập trung
Với tính năng này, hỗ trợ bạn lưu trữ dữ liệu đồng bộ, lưu trữ tập trung mọi thông tin của khách hàng trên một nền tảng hệ thống cố định duy nhất. Như vậy, bạn sẽ dễ dàng xuất/ nhập data khách hàng cũng như quản lý data khách hàng được tốt hơn. Bên cạnh đó, tính năng này còn hỗ trợ việc sàng lọc dữ liệu trùng, điều này giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian của mình.
Quản lý, điều hướng nhân viên
Đây được xem là tính năng được ưa chuộng nhiều nhất bao gồm:
- Quản lý data khách hàng cực kì chi tiết với các thông tin như số điện thoại, email, địa chỉ,..
- Thiết lập quản lý khách hàng theo nhóm, hỗ trợ bán hàng trả lời tin nhắn tự động
- Theo dõi tiến trình hiệu quả bán hàng và điều hướng kịp thời khách hàng qua các chuyên viên tư vấn khách hàng.
- Quản lý bán hàng đa kênh: Facebook, Tiktok, Instagram,.. và các sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki,..)
Bên cạnh đó, tính năng này sẽ giúp bạn quản lý được số lượng nhân viên đang chăm sóc khách hàng; số lượng khách hàng ghé thăm web, truy cập thông tin mua hàng,… Điều này sẽ giúp bạn nhanh chóng phân bổ các chuyên viên tư vấn đến với khách hàng được nhanh hơn.
Tích hợp đồng bộ công cụ Automation
Với tính năng này, bạn sẽ không cần phải hoạt động 24/24 để trả lời tất cả các thông tin từ khách hàng. Tất cả đều sẽ được tự động hóa, hơn nữa với việc tích hợp đồng bộ các công cụ Automation (chatbox, live chat,..) sẽ giúp cho quá trình Sales và Marketing được hiệu quả hơn.
Bài viết này đã giúp bạn nắm bắt được thông tin về các nguyên tắc giúp quản lý data khách hàng hiệu quả. Sử dụng hợp lý data khách hàng sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian, hỗ trợ phát triển các chiến dịch, chương trình thúc đẩy doanh thu cho doanh nghiệp. Để đăng ký các tính năng hỗ trợ quản lý data khách hàng của Masterskills, hãy để lại thông tin để được tư vấn !
