Công việc bận rộn cùng với những áp lực nơi công sở đôi khi khiến nhiều người cảm thấy 24 giờ một ngày là không đủ để hoàn thành mọi việc. Tuy nhiên thực tế, bạn vẫn có thể cân bằng công việc và cuộc sống nếu biết áp dụng câu nói “Work Smart, Not Hard”. CareerLink.vn sẽ chia sẻ cùng bạn những bí quyết giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc và giúp bạn thành công hơn dù trong bất cứ lĩnh vực nào.
Lên kế hoạch làm việc khoa học
Để đạt được hiệu quả và năng suất làm việc cao, việc trước tiên bạn cần phải làm chính là lên kế hoạch thực hiện những việc cần phải làm từ trong ngày, hàng tuần rồi đến hàng năm và cuối cùng là những mục tiêu dài hạn trong sự nghiệp, chia nhỏ khối lượng công việc, xác định thời hạn từng nhiệm vụ cần phải hoàn thành. Đây là cách hiệu quả nhất trong việc quản lí thời gian vì nó giúp bạn xác định được tầm quan trọng của từng công việc cụ thể, từ đó phân bổ thời gian hợp lý để đạt được năng suất tối đa. Bạn cũng nên để ra một chút thời gian trống trong lịch làm việc của mình vì có thể sẽ có những việc bất ngờ xảy ra đòi hỏi bạn phải xử lý nhanh chóng và hiệu quả.
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Tâm lý chung của rất nhiều người là việc dễ làm trước, khó giải quyết sau. Tuy nhiên một người thành công lại là người biết tập trung làm công việc mang lại giá trị cao, được ưu tiên. Như vậy, tùy theo mức độ quan trọng và gấp rút về mặt thời gian, bạn nên chia công việc thành 4 mục nhỏ, gồm: những việc cấp thiết nhưng không quan trọng, những việc quan trọng nhưng không cấp thiết, những việc không cấp thiết nhưng quan trọng và những việc không cấp thiết cũng không quan trọng. Theo đó khoảng thời gian phân bổ cho những công việc cần ưu tiên cao với những công việc có độ ưu tiên thấp cũng sẽ có sự khác nhau. Bạn luôn có quyền được tự do chọn lựa. Hãy đưa ra quyết định chọn thứ tự công việc thật thông minh.
Quyết đoán và hành động nhanh chóng
Trái ngược với quyết đoán là sự trì hoãn – kẻ trộm thời gian lớn nhất của bạn. Sự chần chừ hay trì hoãn sẽ đánh cắp thời gian và lãng phí cơ hội đang ở ngay trước mắt bạn. Chính vì thế, thay vì tự nhủ “để ngày mai làm cũng được”, bạn nên giải quyết các công việc nhiều nhất có thể để tránh bị quá tải vào ngày hôm sau. Sự chủ động và quyết đoán trong công việc sẽ giúp bạn giảm thiếu tối đa thời gian “chết” và nâng cao hiệu suất làm việc.
Đừng để bản thân dễ dàng bị ảnh hưởng bởi những người xung quanh
Đây chính là một trong những bí quyết giúp bạn luôn giữ tinh thần tập trung cao độ và làm việc một cách hiệu quả nhất. Hãy hình dung bạn sẽ lãng phí bao nhiêu thời gian nếu cứ 5 phút lại quay sang nói chuyện với người bên cạnh hay check Facebook, tin nhắn văn bản, gọi điện thoại… Một người thành công sẽ biết cách dành thời gian để tập trung làm việc chứ không phải để lập hội buôn dưa lê nơi công sở. Vì vậy bạn hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công việc, điều đó không chỉ đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
Bỏ qua những email không cần thiết
Một trong những nguyên nhân khiến hiệu suất làm việc của nhiều người không cao chính là do mải mê xử lý những email không cần thiết. Một nghiên cứu cho thấy có đến 80% email trong hộp thư mỗi ngày đều là những email không quan trọng. Đó có thể là thư rác hay ý kiến qua lại giữa các nhân viên về một vấn đề lâu dài. Vì vậy thay vì chăm chăm check email, bạn nên tập trung giải quyết các công việc trong ngày và dành một khoảng thời gian nhất định để tổng hợp các thông tin từ email. Tuy nhiên, nhớ chú ý những email được đánh dấu “khẩn cấp” bởi nếu không bạn sẽ bỏ lỡ những công việc quan trọng.
Nói ít hơn và lắng nghe nhiều hơn
Lắng nghe là một yếu tố kỳ diệu giúp bạn tạo dựng được mối quan hệ bền lâu và nâng cao hiệu suất làm việc. Khi bạn biết cách lắng nghe, bạn sẽ nhận được những ý kiến từ đồng nghiệp hay lãnh đạo nhằm đóng góp cho công việc của bạn. Chính vì vậy, thay vì chăm chăm bày tỏ ý kiến của mình mà phớt lờ ý kiến của người khác, bạn hãy tập trung lắng nghe và giải quyết công việc của mình hiệu quả nhất. Chất lượng công việc chứ không phải bài nói vô bổ chính là thước đo sự thành công của bạn tại công ty.
Tự đánh giá và ghi nhận thành quả của bản thân
Hiệu suất được tính toán dựa vào cách phân bổ thời gian để hoàn thành công việc theo cách hiệu quả nhất chứ không dựa vào việc một người tốn bao nhiêu thời gian để hoàn thành việc đó. Chính vì vậy, sau khi hoàn thành công việc, bạn nên tự đánh giá những điều đã làm được, những việc còn thiếu sót, đồng thời không quên tự thưởng cho những cố gắng và thành công của bạn. Việc ghi nhận thành công giúp bạn tự tin để sẵn sàng gặt hái nhiều thành công hơn nữa.
Mỗi ngày bạn chỉ có 24 tiếng, điều quan trọng là bạn biết cách dùng thời gian đó như thế nào. Như vậy, chìa khóa để đạt được năng suất làm việc tối đa là ý thức được thời gian của bạn nên sử dụng vào việc gì và làm ra sao. Chúc bạn thành công.
Phương Thảo
