Tổng đài IP tăng kết nối kahchs hàng
Cùng với xu thế hiện đại, công nghệ số phát triển tổng đài số cũng ngày càng đổi mới. Từ tổng đài analog đơn thuần nghe – gọi, hoạt động thông qua đường dây (line) bưu điện. Giờ đây dịch vụ tổng đài đã phát triển lên một “nấc thang” mới thành tổng đài IP với nhiều tiện ích. Tổng đài IP giúp hoạt động chăm sóc, tư vấn khách hàng trở lên dễ dàng, chuyên nghiệp hơn. Đồng thời tối giản chi phí lắp đặt và phí duy trì hoạt động.
Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng tổng đài IP?
Tổng đài IP là dịch vụ tổng đài điện thoại được hoạt động trên nền tảng internet và sử dụng VoIP để kết nối các cuộc gọi với mạng. Hệ thống tổng đài được lắp đặt tại vị trí làm việc của công ty và hệ thống điện thoại được lập trình phần cứng PBX.
Tổng đài IP gồm một hoặc nhiều điện thoại SIP, một máy chủ IP cổng VoIP tùy chọn. Tổng đài IP kết nối với máy chủ PBX và điện thoại VoIP. Mọi cuộc gọi sẽ được thực hiện trên hệ thống IP PBX và chuyển tới các đầu số khác, miễn là thiết bị đang sử dụng có cài đài VoIP. Hiện nay dịch vụ tổng đài IP khá bổ phiến và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.
Tổng đài IP có ưu điểm tiết kiệm chi phí lắp đặt hệ thống cho doanh nghiệp
Một số ưu điểm nổi bật của tổng đài IP mang lại cho doanh nghiệp như:
- Tiết kiệm chi phí: Hệ thống tổng đài IP sử dụng mạng internet và có thể kết hợp với nhiều điện thoại. Yếu tố này giúp các doanh nghiệp tối giảm được chi phí lắp đặt. Mọi thông tin được lưu trữ và duy trì “trên đám mây”, doanh nghiệp không cần phải trả tiền cho các dịch vụ bảo trì, thay thiết bị,…
- Tích hợp thiết bị di động: Đây là ưu điểm nổi bật mà tổng đài truyền thống không làm được. Bạn chỉ cần sử dụng điện thoại di động cài đặt VoIP và kết nối với số tổng đài là có thể thực hiện mọi cuộc nghe – gọi của số tổng đài trên thiết bị điện thoại di động của mình.
- Quản lý đơn giản hoạt động – hệ thống: Doanh nghiệp dễ dàng quản lý hệ thống tổng đài trực tuyến. Ngoài ra, khi có nhu cầu mở rộng quy mô, doanh nghiệp doanh nghiệp không cần trả thêm phí người dùng chỉ cần trang bị thêm thiết bị cho các tư vấn viên.
- Nhiều tính năng hiệu đại: So với tổng đài truyền thống, tổng đài Ip có nhiều tính năng nổi bật giúp hoạt động chăm sóc khách hàng tối ưu, tăng trải nghiệp hài lòng như: Tự động trả lời (IVR), tích hợp công nghệ CRM, định tuyến cuộc gọi thông minh, ghi âm – nghe lại cuộc gọi, báo cáo số lượng cuộc gọi – thời gian hội thoại,…
Các bước chuẩn bị lắp đặt tổng đài IP cho doanh nghiệp
Để lắp đặt được tổng đài IP được chia thành phần là:
- Lựa chọn đầu số tổng đài
- Đăng ký dịch vụ tổng đài IP
- Thiết bị đầu cuối
Doanh nghiệp nên lựa chọn đầu số tổng đài nào?
Đầu số tổng đài là một phần quan trọng để doanh nghiệp thực hiện các cuộc gọi ra – vào. Hiện nay có 4 loại đầu số tổng đài với những đặc điểm riêng. Doanh nghiệp có thể lựa chọn theo nhu cầu và loại hình kinh doanh:
Lựa chọn đầu số tổng đài theo lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp
- Đầu số 1800: Miễn phí cước gọi tới tuy nhiên, đầu số này chỉ có thể nhận cuộc gọi mà không thể gọi ra.
- Đầu số 1900: Cước phí tính cho người gọi và chỉ nhận được cuộc gọi tới chứ không thể gọi ra.
- Đầu số cố định 02XX: Đầu số hiện mã vùng, hoạt động trên nền tảng IP, doanh nghiệp có thể thực hiện cuộc gọi ra – vào song song không giới hạn cuộc gọi. Tuy nhiên số dài khó nhớ, khi cần chuyển văn phòng quá trình đồng bộ số gặp khó khăn.
- Đầu số di động: Dạng 098xxx/ 087xxx cước phí rẻ, linh hoạt sử dụng dù không ở công ty. Tuy nhiên tính chuyên nghiệp không bằng các đầu số tổng đài trên. Đầu số này phù hợp với những công ty về bất động sản, kinh doanh ô tô,….
Đăng ký tổng đài IP
Tổng đài IP là trung tâm của cuộc gọi, kết nối đầu số với thiết bị đầu cuối tạo nên hệ thống hoàn chỉnh. Doanh nghiệp có thể lựa chọn theo nhu cầu số lượng thiết bị cần sử dụng:
- Máy chủ Server
- Card giao tiếp với bưu điện
Thiết bị đầu cuối
Thiết bị đầu cuối được hiểu là thiết bị để kết nối với đầu số tổng đài, tư vấn viên sử dụng trực tiếp để kết nối với khách hàng. Tuy theo nhu cầu, doanh nghiệp có thể lựa chọn các thiết bị như:
Thiết bị đầu cuối là thiết vị được nhân viên sử dụng trực tiếp để kết nối với khách hàng
- Điện thoại IP có dây Mạng: Có ưu điểm giá thành phù hợp, chất lượng nghe ổn định, tuy nhiên vì có dây mạng nên khó khăn khi di chuyển.
- Điện thoại IP wifi (không dây): Phù hợp để sử dụng với những phòng ban cần di chuyển trong văn phòng. Về giá thành điện thoại không dây có chi phí đắt hơn với điện thoại có dây mạng.
- Điện thoại IP cho tiếp tân: Có bàn phím mở rộng phù hợp với tính chất công việc tiếp tân giúp thao tác nhanh, định tuyến cuộc gọi tới phòng ban.
- Softphone: Phần mềm cài đặt trên điện thoại di động hoặc máy tính cho phép sử dụng như điện thoại tổng đài thông thường. Cuộc gọi miễn phí giữa các máy nhanh và chi nhánh công ty.
Sử dụng hệ thống tổng đài IP không còn xa lạ với nhiều doanh nghiệp. Đặc biện hiện nay có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ trọn gói, doanh nghiệp không cần tốt nhiều công sức và chi phí thiết lập hệ thống. Thay vào đó đăng ký gói dịch vụ tổng đài IP từ bên thứ 3 cung cấp kết hợp bảo trì, giải quyết sự cố nhanh.
