Bạn có bao giờ cảm thấy rất khó khăn và mất thời gian để bắt đầu một email bằng tiếng Anh? Đôi khi vấn đề không nằm ở khả năng sử dụng tiếng Anh của bạn mà chính là giới hạn của những công thức viết email nhàm chán. Có nhiều cách mở đầu email tiếng Anh hơn bạn nghĩ và chúng sẽ giúp bạn viết email nhanh hơn và hay hơn.
Tại sao cách bạn mở đầu email lại quan trọng đến vậy?
Mọi người thường nhận được rất nhiều emails trong một ngày. Có những người không có nhiều thời gian để kiểm tra và đọc hết tất cả emails.
Nếu một email không thu hút sự chú ý hay đủ thuyết phục người nhận ngay từ những chữ đầu tiên, họ rất có thể sẽ không đọc hết nội dung hoặc bỏ qua để đọc sau.
Tâm lý chung của chúng ta là không đọc ngay lập tức hoặc không bao giờ đọc những emails được cho là không thực sự quan trọng hoặc không “gấp”.
Cách mở đầu một email hiệu quả
Sau đây là cách viết mở đầu email tiếng Anh hoặc bất cứ email nào bạn viết:
1. Chọn một lời chào phù hợp
Khi ai đó mở email của bạn, thứ họ thấy đầu tiên chính là lời chào. Bạn cần lựa chọn một lời chào phù hợp với từng đối tượng. Đó nên là “Hello”, “Dear”, “Good Morning” hay “To Whom It May Concern?”
Nếu đó là một lá thư xin việc, rõ ràng là bạn không nên dùng “To Whom It May Concern”.
2. Chỉ định người nhận một cách hợp lý
Trong giao tiếp công sở, gọi đích danh ai đó bằng tên của họ trong email là rất bình thường. Nhưng nếu ở một công ty hay môi trường với văn hoá trang trọng và lịch sự, người ta thường thêm các Mr hay Ms vào sau họ hoặc tên của người khác.
Điều quan trọng cần chú ý đó là không nhầm lẫn giới tính của người nhận.
3. Định hình giọng văn của email bằng một dòng mở đầu
Bạn nên có một lời mở đầu sau lời chào để dẫn dắt vào câu chuyện thay vì nói thẳng vào vấn để, đặc biệt với một người mà bạn chưa bao giờ hoặc không thường xuyên nói chuyện cùng. Không nên chỉ “Hello Ms. Hoa” sau đó nói luôn về việc bạn cần cô ấy giúp đỡ như thế nào.
4. Vào vấn đề luôn
Nếu muốn người khác đọc email của bạn, đừng vòng vo mà hãy vào thẳng vấn đề. Trong dòng thứ hai hoặc ba của emails, hãy giải thích lý do vì sao bạn viết email cho họ.
Các mẫu lời chào trong email bằng tiếng Anh
Không cần nghĩ nhiều về cách mở đầu email tiếng Anh. Hãy chọn một trong số những mẫu sau đây, phù hợp với từng email của bạn:
- Dear
- Good morning
- Good afternoon
- Good evening
- Greetings
- Hello
- Hello all
- Hey everyone
- Hey folks
- Hey
- Hi
- Hi team
- Hi [tên công ty/phòng ban] Team
- Hi there
- To Whom It May Concern
Mẫu câu mở đầu email tiếng Anh
Không có quá nhiều lựa chọn cho lời chào trong email bằng tiếng Anh nhưng bạn có thể thỏa sức sáng tạo với lời mở đầu nội dung email. Dưới đây là 40 mẫu câu thông dụng được tổng hợp bởi The Muse:
Dành cho một email trang trọng:
- Allow me to introduce myself
- Good afternoon
- Good morning
- How are you?
- I hope this email finds you well
- I hope you enjoyed your weekend
- I hope you’re doing well
- I hope you’re having a great week
- I hope you’re having a wonderful day
- It’s great to hear from you
- I’m eager to get your advice on…
- I’m reaching out about…
- I appreciate your help
- Thank you for the update
- Thanks for getting in touch
- Thanks for the quick response
Dành cho một email follow-up:
- As promised, I’m…
- As we discussed on our call…
- Can you provide me with an update on…
- I’m checking in on…
- I’m getting back to you about…
- To follow up on our meeting…
Dành cho email gửi đến bạn bè/người thân:
- Congratulations on [thành tựu gần đây họ đạt được]
- How did [dự án gần đây] turn out?
- I hope you enjoyed your [sự kiện hoặc kỳ nghỉ]
- I loved your recent [ảnh/bài báo/bài đăng trên mạng]
- I was just laughing the other day about [câu nói đùa]
- I was just thinking about you and [kỷ niệm chung]
- It was great to see you at [sự kiện nào đó]
- This [bài báo/video/GIF] made me think of you
- [Người quen của cả hai] recommended I get in touch with you
Dành cho một email vui vẻ:
- Happy “Not Monday”
- Hello from the other side
- Here’s the good news: Only [number] more days until Friday
- I hope this email doesn’t find you. I hope you’ve escaped, that you’re free. But just in case…
- I hope you’re surviving another workweek
- I hope you’ve had your coffee already
- It’s me again
- I’ll keep this short
- Just what you want: another email!
Lời kết
Không một cách mở đầu email tiếng Anh nào phù hợp với mọi kiểu emails và đối tượng nhận emails. Một email gửi cho sếp sẽ khác với một email gửi cho đồng nghiệp hay người bạn thân lâu năm. Hãy lựa chọn một cách khéo léo để không biến mail trở thành điểm yếu của bạn.
Tham khảo: The Muse
