Họp online hoặc họp trực tuyến là cách tốt nhất để kết nối các thành viên trong cùng tổ chức có chi nhánh; hoặc gặp gỡ đối tác ở xa; cách biệt về địa lý. Tuy nhiên, nếu công tác chuẩn bị không chu toàn; cuộc họp của bạn có thể bị gián đoạn bởi nhiều yếu tố.
Vậy làm thế nào để có một cuộc họp online hiệu quả? Đừng vội thoát khỏi trang, bài viết dưới đây của Masterskills sẽ cho bạn biết câu trả lời họp trực tuyến cần những gì nhé. Cùng bắt đầu nào!
Chuẩn bị thiết bị kết nối cuộc họp cẩn thận
Bạn sẽ không thể bắt đầu cuộc họp nếu thiếu những thiết bị kết nối quan trọng này. Đó chính là màn hình chiếu, laptop kết nối wifi, loa, mic…
Rất nhiều cuộc họp đã kéo dài trong vô vọng bởi sự ảnh hưởng của thiết bị thu phát. Công nghệ bạn sử dụng cần phù hợp với văn phòng của mình.
Xác nhận tài khoản gọi và kiểm tra giọng nói cũng như hình ảnh trước cuộc họp chính thức tầm 15 phút. Bạn cần internet ổn định; do đó, hãy kiểm tra mạng wifi của mình trước khi bắt đầu; và có ít nhất một tài khoản 3G như phương án dự phòng wifi hư giữa đường.
Bạn cũng có thể sử dụng các phần mềm họp online miễn phí như Adobe Acrobat Connect; GoToMeeting; Microsoft Office Live Meeting, Zoom Meeting và WebEx.
Sau cùng, đừng quên chuyển tất cả thiết bị cá nhân về chế độ im lặng. Ít nhất là bạn không phân tâm bởi tiếng động tin nhắn bất thình lình và không ảnh hưởng đến người khác khi cuộc họp đang diễn ra.
Biết rõ chương trình họp
Dù họp online hay offline thì chương trình cụ thể là thứ nhất định không thể thiếu để buổi họp đi đúng hướng; trình tự rõ ràng. Nội dung cuộc họp thường được gửi trước cho người tham dự qua email trong vòng 24 đến 48 giờ trước khi thời gian họp chính thức.
Bạn nên đọc kỹ agenda cuộc họp để biết được chủ đề mọi người sẽ thảo luận. Theo đó, tìm hiểu trước những thông tin có trong tài liệu gửi kèm; hoặc nghiên cứu các vấn đề chưa hiểu.
Thông qua đó, bạn có thể lên danh sách những câu hỏi quan trọng và trình bày trước mọi người trong cuộc họp online để cùng thảo luận.
Masterskills tin rằng, sự chuẩn bị này sẽ được cấp trên và đồng nghiệp đánh giá cao.
Tập trung vào 1 đến 2 chủ đề thảo luận
Theo Rick Maurer, tác giả cuốn of Beyond the Wall of Resistance và Why Don’t You Want What I Want?, cho rằng việc họp online có thể khiến bạn mất tập trung nếu dành thời gian cho quá nhiều chủ đề thảo luận.
Lợi ích của việc họp trực tuyến chính là bạn có thể ngồi tại nhà; phòng chờ sân bay; quán cà phê hay giữa cánh đồng tại quê nhà. Nhưng bất tiện lớn nhất chính là các yếu tố bên ngoài tác động như tiếng ồn máy pha cà phê; tiếng người cười nói; xe cộ tan tầm;…
Do đó, việc dành toàn bộ chú tâm để nghe nhiều vấn đề cũng một lúc là không thể.
Một cuộc họp online nếu không được chuẩn bị trong phòng kín thì chỉ nên kéo dài tầm 30 phút cho 1 đến 2 chủ đề là quá đủ. Lúc này, cả đôi bên đủ thời gian để suy nghĩ, phản hồi và ghi chép.
Thẳng thắn chia sẻ quan điểm
Một trong những bất lợi lớn nhất của việc họp trực tuyến chính là bạn không thể quan sát nét mặt từng thành viên và biết được ai đồng ý hay không. Do đó, lúc này, việc thẳng thắn bày tỏ quan điểm khá cần thiết.
Nếu bạn là người dẫn dắt cuộc họp, đừng bỏ trống thời gian, hãy đặt câu hỏi cho từng người về những phần đã bàn. Thông qua thẳng thắn chia sẻ, mọi người dù cách xa nhau vẫn hiểu được ý tưởng và thực thi dự án đúng hướng. Hãy khích lệ các thành viên trong team của mình để họ chia sẻ quan điểm nhiều hơn.
Ăn mặc gọn gàng, lịch sự
Họp online không có nghĩa là bạn có thể ăn mặc xuề xòa với tóc tai bù xù như vừa mới ngủ dậy. Hãy xem cuộc họp online như một buổi họp trực tiếp mặt đối mặt với mọi người và ăn mặc thật chỉnh tề, đầu tóc gọn gàng.
Trong trường hợp chỉ cần ngồi họp, bạn có thể mặc quần đùi hoặc chân váy cho thoải mái, nhưng hãy đảm bảo không đứng lên đi lại trong suốt buổi họp.
Lưu ý múi giờ
Làm việc online trong những công ty hoặc đội nhóm có nhiều thành viên đến từ nhiều quốc gia khác nhau sẽ không tránh khỏi việc xung đột múi giờ.
Nếu bạn là người chủ trì cuộc họp, hãy chọn khung giờ phù hợp với tất cả mọi người, còn nếu bạn là một trong những thành viên tham gia, hãy nhớ giờ họp và đặt báo thức nếu cần để online đúng giờ.
Sắp xếp gọn gàng không gian sau lưng bạn
Chắc chắn bạn sẽ không muốn đồng nghiệp nhìn thấy căn phòng bừa bộn với quần áo chăn màn chưa gấp, hoặc đồ ăn vương vãi linh tinh sau lưng hiện hết lên màn hình đúng không?
Hãy đảm bảo khoảng không gian lọt vào camera ngay sau lưng bạn được gọn gàng, ngăn nắp, việc này cũng thể hiện độ chuyên nghiệp của bạn với mọi người nữa đấy.
Loại bỏ các yếu tố gây nhiễu
Điện thoại, email, hoặc những vật cản có thể che lấp màn hình cần được loại bỏ hoàn toàn trong suốt buổi họp. Việc này không chỉ giúp bạn tập trung vào buổi họp, mà thể hiện thái độ nghiêm túc và tôn trọng các thành viên trong nhóm.
Tránh mất tập trung
Liên tục đứng lên ngồi xuống khỏi vị trí, ăn uống nhồm nhoàm trong lúc họp, gõ bàn phím, bấm bút bi… đều là những hành đồng cho thấy bạn đang không chú ý và thiếu tôn trọng mọi người trong cuộc họp. Nếu bắt buộc phải đứng lên, hãy xin phép mọi người trước khi rời khỏi vị trí, còn nếu có việc gấp phải dùng tới bàn phím, hãy tắt mic để không gây ảnh hưởng tới mọi người, còn lại bạn nên hạn chế tuyệt đối những hành động khác để buổi họp diễn ra hiệu quả.
Lưu ý vị trí ngồi
Luôn ngồi ở vị trí trung tâm trước camera để mọi người có thể thấy rõ bạn, ngoài ra bạn cũng nên chọn chỗ ngồi có đầy đủ ánh sáng để đảm bảo diện mạo của mình luôn trong tình trạng tốt nhất. Trước buổi họp khoảng 20 phút, bạn nên bật máy kiểm tra đường truyền, camera để đảm bảo không có bất cứ trục trặc gì.
Tắt mic khi không cần phát biểu
Nếu không có gì để nói hoặc buổi họp không yêu cầu bạn phải nói, tốt nhất hãy tắt mic để những tiếng ồn bên ngoài không lọt vào gây ảnh hưởng tới các thành viên khác.
Thường xuyên kiểm tra sự có mặt của tất cả mọi người
Nếu bạn là người chủ trì cuộc họp, hãy thường xuyên kết nối với tất cả các thành viên trong nhóm để đảm bảo họ đang lắng nghe và không bị mất thông tin. Bạn có thể hỏi xác nhận xem mọi người có nghe rõ không, hoặc có ý kiến gì không, nhất là với các thành viên ít nói.
Trước khi kết thúc bài viết, Masterskills muốn nhắn bạn điều quan trọng: Dù cuộc họp diễn ra dưới hình thức nào, bạn cũng cần có sự chuẩn bị chu đáo và quan tâm đúng mức. Có như vậy, cuộc họp ảo hay thật mới hiệu quả và đúng với mục tiêu của tổ chức.
Tany
